Eine gute Vorbereitung ist oft ein Schlüssel für ein erfolgreiches Projekt. Im Nachfolgenden gibt es einen Überblick über die für die Einführung einer Mitarbeitenden-App in einem Unternehmen relevanten Arbeitspakete mit einer kurzen Beschreibung zu den einzelnen Punkten.

Evaluierung Datenschutz & Informationssicherheit

Der Schutz von Daten, die bei der Nutzung der Plattform benötigt oder verarbeitet werden sowie die Sicherheit der Anwendung und ihren Schnittstellen zu dritten Systemen sind die Grundlage für die Einführung einer Mitarbeitenden-Plattform im Unternehmen. Die Abstimmung mit den zuständigen Ansprechpartnern im Unternehmen sollte direkt mit dem Start des Projektes erfolgen denn ggf. können Auflagen oder Einwände von jener Stelle erhebliche Auswirkungen auf die Realisierungsmöglichkeiten des Projektes haben.

Klärung Zustimmung Personalrat & Mitbestimmungspflicht

Personal- bzw. Betriebsräte sollten im ersten Schritt ins Boot geholt werden, denn sie können einem Mitarbeitenden-App Projekt erhebliche Steine in den Weg legen. Darum ist es wichtig die entsprechenden Gremien und Ausschüsse vom Start weg einzubinden. Hinweis: ein gutes Argument für die Umsetzung einer Mitarbeitenden-App ist die Möglichkeit für Betriebsräte, ein App selbst als Bühne für die Themen an die Belegschaft zu nutzen.

Definition technische Anforderungen

Grundlage für die Einführung einer Mitarbeitenden-App sind die technischen Anforderungen. Diese legen den Grundstein für viele Funktionen und sollten bereits im Evaluierungsprozess für einen Dienstleister im Detail abgestimmt werden.

Klärung Nutzungsbedingungen und “Bring your own Device”

In der Regel funktioniert die Distribution einer Mitarbeitenden App in der Gesamtbelegschaft nur, wenn die Mitarbeitenden private Smartphones dafür einsetzen dürfen. Dafür sollte ein entsprechender rechtlicher, technischer Rahmen existieren. Dieser erfordert meist saubere rechtliche Dienstvereinbarungen, aber auch die Klärung sicherheitstechnischer Aspekte (bspw. im Rahmen einer Risikoanalyse).

Kaufmännischer Prozess / Lizenzvertrag

Rechtliche Grundlage für die Umsetzung einer Mitarbeitenden-App ist natürlich die kaufmännische Vereinbarung zwischen Plattform-Dienstleister und Unternehmen. Der Lizenzvertrag regelt Rechte und Pflichten für beide Seiten im Detail.

Workshop Konzept & Design

Kunde, Dienstleister und ggf. weitere Partner/Agenturen sollten sich zum Start detailliert über Umfang und Ausgestaltung der Umsetzung einer Mitarbeitenden-App austauschen. Hierfür bietet sich ein Workshop-Format zum inhaltlichen Konzept und der visuellen Gestaltung einer MA-App an. Der Workshop sollte der “Kickoff” für die operative Projektumsetzung sein.

App Customization

Die tchop Apps bieten weitreichende Möglichkeiten zur Individualisierung im Rahmen des Unternehmens-CIs und zur Anpassung an das Konzept einer MA-App. Weitere Informationen zur App Customization finden sich hier:

App Deployment & Vertrieb

Eine MA-App kann nur so erfolgreich sein, wie sie gut vertrieben wird. Hierfür gibt es verschiedene, von Apple und Google vorgeschriebene Wege. Apple z.B. sieht für MA-Apps einen privaten Vertrieb, nicht über den öffentlichen Apple App Store, vor. Google hingegen bietet nur einen öffentlichen Vertrieb für Android Apps an. Eine detaillierte Beschreibung der Prozess findet sich hier: 📱Mobile App Deployment & Vertrieb

Schulung Admin & Editoren

Eine MA-App muss redaktionell administriert und aktiv verwaltet werden. Hierfür werden im Rahmen des Enablements für Administratoren Schulungen zum Umgang mit der Plattform abgehalten. Hierbei werden auch die Grundlagen des Community-Managements für den späteren operativen Betrieb der App vermittelt.

Interner Test in kleiner Gruppe + Feedback

Bevor man eine App in die breite Zielgruppe der Belegschaft gibt, sollte natürlich vorab in einem kleinen Kreis an Mitarbeitenden ein Test der Plattform durchgeführt werden. Hierfür sollten vorab konkrete Test-Ziele wie z.B. Onboarding Prozess, Usability der App, inhaltliche Qualität etc. berücksichtigt werden.

Für den Test sollte eine für die gesamte Belegschaft repräsentative Gruppe zusammengestellt werden. Von digital-nativen jungen MAs bis hin zu MAs mit weniger digitaler Erfahrung sollte in der Testgruppe ein guter Spiegel der Gesamtbelegschaft vertreten sein.

User Onboarding (technisch)

Das technische User Onboarding beschreibt den Prozess von der Bereitstellung der Nutzendendaten vom Unternehmen an tchop, die Erstellung von User Accounts.

User Onboarding (Kommunikation)

Unter Onboarding-Kommunikation versteht man die Einladung zum Angebot sowie die Bereitstellung von Zugangsdaten und Download-Links für die Apps.

App Launch

Der Launch der App ist der erste Höhepunkt im Projekt. In der Sache an sich oft nicht mehr als der Versand einer Onboarding E-Mail und das live-stellen der Apps in den Stores. Aber: es ist der wichtigste Moment im Projekt und in den Stunden/Tagen nach dem Launch werden oft schon Indikationen geliefert, ob eine App von der Belegschaft gut angenommen wird.

Timeline

Die Definition einer fixen Timeline oder eines benötigten Zeitraums für die Umsetzung einer Mitarbeitenden-App ist schwierig denn hier kommen viele Faktoren an. Je nach Umfang des Projekts kann dies zwischen 2 und 6 Monaten liegen. Projekte mit einem kleineren Scope, z.B. ohne SSO Integration und Anbindung an ein Intranet können innerhalb von ein paar Wochen realisiert werden. Komplexe Projekte benötigen entsprechend mehr Zeit. Sehr entscheidend sind hier z.B. auch die Reaktions- und Bearbeitungszeiten auf Seiten des Unternehmens.

Die Nachfolgende Tabelle zeigt einen möglichen, keineswegs verbindlichen zeitlichen Ablauf eines Projekts. Einige der beschriebenen Phasen können parallel laufen, einige sind auf einander aufbauend.

Phase	Beschreibung	Zeitrahmen
Evaluierung	Als erste Grundlage für die Umsetzung einer MA-App gilt die Evaluierung zu den Themen Datenschutz & Informationssicherheit, Zustimmung Personalrat & Mitbestimmungspflicht sowie die technischen Anforderungen für den operativen Betrieb einer entsprechenden Plattform	ca. 2-4 Wochen Je nach Priorisierung im Unternehmen und Verfügbarkeit der relevanten Ansprechpartner
Kaufmännischer Vereinbarung	Eine weitere Grundlage für den Start des Projekts ist der sog. Plattform-Lizenzvertrag, welcher die Rechte und Pflichten von tchop und dem Unternehmen im Rahmen der Plattformnutzung regelt. Anlagen zu Datenschutz und Informationssicherheit sind Teil des Lizenzvertrages, daher sind auch hier wieder rechtliche Prüfungen im einzelnen nötig. Auch eine exakte Definition der technischen Anforderungen an das Projekt sind elementarer Teil des Lizenzvertages.	ca. 4 Wochen Je nach Priorisierung im Unternehmen und Verfügbarkeit der relevanten Ansprechpartner
Workshop Konzept & Design (operativer Projektstart)	Als Kick-Off zur Umsetzung des Projekts gibt es einen Workshop rund um die Fragen zum App Design wie Logos, Farben, Schriften, inhaltlicher Struktur für die Zielgruppe(n), Abstimmung redaktioneller Prozesse u.v.m..	2-4 Tage Je nach Umfang des Projekts
App Customization	Um die mobilen Apps und die Web App auf einen ersten “vorzeigbaren” Stand zu bringen, benötigt tchop eine Vielzahl an Informationen rund um das Erscheinungsbild der Apps. Anschließend wird ein Prototyp erstellt auf dessen Grundlage das Projekt fortgeführt wird.	ca. 2-3 Wochen Je nach Komplexität der Anpassungen kann dies schneller gehen oder auch länger dauern.
App Deployment	Der App-Vertrieb erfolgt über die von Apple und Google vorgesehenen Wege, z.B. über Apple AppStore, Apple Business oder den Google Play Store. Um einen effizienten Vertrieb möglich zu machen, bedarf es der Abstimmung zwischen Unternehmen und tchop, da tchop i.d.R. Zugriff auf die App Store/Play Store Accounts des Unternehmens benötigt.	1-2 Wochen Voraussetzung: Das Unternehmen besitzt bereits alle benötigten Accounts und muss nichts neu bei Google oder Apple beantragen.
Enablement (Schulung Admins & Editoren)	Um im späteren Tagesgeschäft selbst die Plattform mit Backend, mobilen Apps und Web App betreiben zu können, schult tchop einen bestimmten Personenkreis auf Seiten des Unternehmens im Umgang mit der Plattform und deren Administrativen Funktionen.	2 Termine á 3 Stunden Das Schulungskonzept kann individuell je Unternehmen abgestimmt werden. I.d.R. reichen zwei Termine vollkommen aus.
Interner Test	Vor dem Start eines Projektes steht ein Test in einer kleinen internen Zielgruppe, die aber über das Projektteam hinaus geht. Um ausreichend Feedback zu Konzept und inhaltlicher Strategie zu erhalten, sollten mind. 20, gerne aber auch deutlich mehr Kolleg*innen die gefüllte und mit neuen Inhalten bediente App testen und ein strukturiertes Feedback (Fragebogen, Test-Ziele etc.) angeben.	ca. 2-4 Wochen Je nach Unternehmen individuell zu vereinbaren.
User Onboarding (tech.)	Abhängig vom gewählten Weg: - SSO: nach der Anbindung kein weiteres technisches User Onboarding nötig, da die Nutzendendaten bei Login automatisch an tchop übergeben werden - tchop User-Verwaltung: Übergabe Nutzendendaten von Unternehmen an tchop zum Import in die tchop Nutzendendatenbank	bei User-Import in die tchop Nutzendenverwaltung max. eine Woche
User Onboarding (komm.)	Die Kommunikation einer MA-App an die Belegschaft ist keine einmalige Aktion. Vielmehr wird versucht, über einen längeren Zeitraum vor dem eigentlichen Launch der App eine Art Spannungsbogen, eine positive Grundstimmung im Bezug auf die App im Unternehmen zu generieren und auch nach dem eigentlichen Launch weiterhin auf verschiedenen Kanälen zur App zu kommunizieren und noch nicht aktive Nutzenden zu aktiven zu machen.	mind. 4-6 Wochen zum Launch; anschließend fortlaufend
App Launch	Im Normalfall eine Aktion von wenigen Sekunden, wenn z.B. eine Einladung via E-Mail an die Belegschaft versandt wird.	1 Tag

Arbeitspakete
Timeline