Die Einladung und das Onboarding der Mitarbeitenden im Unternehmen ist essentiell für den Erfolg einer MA-App. Eine App kann noch so gut gemacht sein, die wichtigsten Informationen und spannende Funktionen für die Belegschaft bereithalten, wenn die Zielgruppe nicht gut informiert ist oder nicht zielführend an das App-Angebot herangeführt wird, wird die App nicht den gewünschten Kommunikationserfolg erreichen.

Ein gutes Onboarding startet weit vor dem eigentlichen Launch der App. Nachfolgend beschreiben wir die wichtigsten Schritte.

Ankündigung einer neuen MA-App (2-4 Wochen vor Launch)

In einer ersten Ankündigung, z.B. per Newsletter, Aushang oder Flurfunk sollten Mitarbeitende von der neuen App hören. Es bedarf noch keiner konkreten Beschreibung der Inhalte und Funktionen der App. Ein erstes Andeuten a la “da kommt etwas Neues - seid gespannt” reicht oftmals schon, um eine Grundinteresse in der Belegschaft zu erzeugen.

Grundrauschen (2-4 Wochen vor und bis Launch)

Nach der ersten Ankündigung sollte in themenbezogenes Grundrauschen im Unternehmen aufrechterhalten werden. Z.B. mit ersten Werbeaktionen wie Postern, Aushängen, Newslettern oder anderen ersten subtilen Aktionen. Mitarbeitende sollten untereinander erste Erwartungen austauschen, beim Kaffee oder der Mittagspause erste Gespräche über “die neue App” führen.

Ankündigung II (eine Woche vor Launch)

Die zweite Ankündigung gibt konkrete Informationen über Content und Funktionsumfang der App. Zukünftig Nutzende sollten einen ersten Eindruck über die Vorteile, die sich speziell für sie als Mitarbeiter*innen aus der Nutzung der App ergeben können, gewinnen. Im Anschluss an die zweite Ankündigung sollte die Zielgruppe eine hohe Erwartung an die App haben. Die Belegschaft sollte “heiß” sein und den Download der App kaum abwarten können.

Eine Landing Page mit Screenshots kann vorab Neugier wecken, informieren warum es sich lohnt das neue Angebot auszuprobieren (wenige Tage vor Launch); zusätzlich die Option der Bewerbung einer solchen Landing Page via Intranet, Email und bzw. oder Flyer-Aktion in der Kantine (inkl. QR Code, der die Landing Page öffnet).

Einladung mit Instruktionen zum Download & Login (Launch)

Der nächste und wichtigste Schritt ist die konkrete Einladung der Mitarbeitenden. Diese sollte in einer klaren, einfach strukturierten E-Mail erfolgen die den Nutzenden zielführend zum Download und Login in der App geleitet.

Die Einladung sollte folgende Infos enthalten:

Kurze Intro zum Thema
App USPs
CTA zum Download plus Link zur Web-App URL
Login-Daten (E-Mail, Passwort, Magic-Link)
Warum der Download der App für den/die MA wichtig/hilfreich/sinnvoll ist
Support-Info & Datenschutz-Info

Es wird geraten, hier auf eine “kurze und knackige” Mail zu versenden. Es soll so wenig wie möglich vom Eigentlichen - dem Download und Login - abgelenkt werden. Mitarbeitende sollten mit wenigen Klicks zum angemeldeten Nutzenden konvertiert werden.

Wichtig: die Web App ist vom Arbeitsplatz mit einem Link erreichbar, die Anmeldung ist wesentlich einfacher in der Nutzungssituation am Arbeitsplatzrechner (die mobile App muss auf dem privaten Endgerät installiert werden). Daher ist damit zu rechnen, dass viele Nutzer*innen zuerst die Web App ausprobieren und man die Chance hat diese Nutzer*in dann von dort zur mobilen App weiterzuführen.

Followup I (3-5 Tage nach Launch)

Natürlich ist es mit einer einmaligen Einladung der Mitarbeitenden nicht getan. Mitarbeitende sollten kurzzeitig nach der Einladung noch einmal erinnert werden. Hierbei werden weitere Informationen/Teaser zur App und dem Funktionsumfang eingebunden.

Enthalten im Followup I:

Followup DL-CTA
Login-Daten (E-Mail, Passwort, je nach Gültigkeitsdauer: Magic-Link)
Warum der Download wirklich elementar für den/die MA ist
Support-Info & Datenschutz-Info

Followup II (ca. 10-12 Tage nach Launch)

Für die Mitarbeitenden, die auch nach dem ersten Followup noch nicht in der App aktiv (mind. einmal angemeldet die App geöffnet) sollte etwas tiefere “Überzeugungsarbeit” geleistet werden. Hierzu können noch mal tiefergreifende Argumente für den App Download bzw. die Nutzung enthalten sein.

Welche konkreten Vorteile durch die App-Nutzung entstehen
Login-Daten (E-Mail, Passwort, je nach Gültigkeitsdauer: Magic-Link)
Support-Info & Datenschutz-Info

Weiterführende App Bewerbung im Betrieb

Natürlich werden Sie auch mit dem zweiten Followup der Einladung nicht alle MAs davon überzeugen können, Nutzer*in der neuen App zu werden. Nicht alle, die die App bisher nicht heruntergeladen haben, sind grundsätzlich gegen eine App oder haben keine Lust auf eine App. Hier ist Überzeugungsarbeit und Support gefragt. Zu diesem Zweck sollten dauerhaft im Unternehmen Aktionen abgehalten werden. Nachfolgend ein paar Anregungen für mögliche Aktionen:

Nutzer*innen werben Nutzer*innen Incentivierung von MAs, die andere Mitarbeiter*innen für einen Download und Login in der App begeistern können

USB-Stick, Einkaufschip etc… (kleine, nutzwertige Werbegeschenke)

Aktionen, bei denen Nutzende nach Download und Login eine Kleinigkeit geschenkt bekommen; z.B.

Eisstand im Sommer
Becher Punsch (alkoholfrei natürlich) im Winter
Dessert in der Kantine
etc.

Hier sind den Möglichkeiten für kleine Anreize eigentlich keine Grenzen gesetzt. Akzeptanz ist natürlich auch abhängig von der Zielgruppe.

Wichtig hierbei ist natürlich, dass diese Aktionen in einem für das Unternehmen finanziell machbaren Rahmen bleiben und auch von potentiellen Nutzenden einfach “on a go” umgesetzt werden können. Große komplexe Aufgaben sind hier nicht zielführend.

Onboarding neuer Mitarbeiter*innen

Jede(r) neu im Unternehmen startende Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter sollte direkt mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages und der Betriebsvereinbarung zur App Nutzung (z.B. BYOD-Richtlinie) einen Zugang zur App erhalten. Im Idealfall wird ein Teil des Onboardings ins Unternehmen direkt in der App umgesetzt. So hat man jeden neuen Mitarbeiter direkt in die App konvertiert.

Dies sind zwar monatlich - im Vergleich zur Gesamtnutzendenzahl - relativ kleine Mengen, aber es ist wichtig, den Onboarding-Prozess stetig voran zu treiben. Nur so kommt man im Laufe der Zeit auf eine solide Durchdringung mit App in der Belegschaft. Eine App ist ein immer währender Prozess der langfristig gedacht werden sollte.

Launch & Onboarding
User Onboarding
Ankündigung einer neuen MA-App (2-4 Wochen vor Launch)
Grundrauschen (2-4 Wochen vor und bis Launch)
Ankündigung II (eine Woche vor Launch)
Einladung mit Instruktionen zum Download & Login (Launch)
Followup I (3-5 Tage nach Launch)
Followup II (ca. 10-12 Tage nach Launch)
Weiterführende App Bewerbung im Betrieb
Onboarding neuer Mitarbeiter*innen